برنامه ریزی و کنترل پروژه

MSP ام اس پراجکت

همانطور که می دانید ، بازار کار مدیریت پروژه هر روزه درحال رشد است و ضرورت استفاده از آن نیز بر کسی پوشیده نیست.

بنابراین نرم افزار MSP ، محبوب ترین نرم افزار مدیریت پروژه در جهان طراحی شد ، تا در این مسیر همراه مدیران پروژه باشد.

اگر نمی دانید MS Project چیست ، حداقل آیکون آن را در مجموعه نرم افزار های آفیس دیده اید و از خود پرسیده اید که این نرم افزار چیست و چه کاربردی دارد؟

MSP ابزاری است که به کاربر اجازه برنامه ریزی ، اجرا ، کنترل فعالیت های مرتبط ، مدیریت استفاده از منابع ، هزینه ها ، برنامه و سایر زمینه های PMBOK را می دهد.

نرم افزار MSP امکان انتخاب بهترین راه حل را متناسب با نیازهای تجاری فراهم می کند.

تاریخچه MSP

این نرم افزار برای اولین بار در سال 1984 برای سیستم عامل dos و توسط شرکت مایکروسافت (Microsoft) رونمایی شد.

اولین نسخه نرم افزار MSP برای سیستم عامل ویندوز در سال 1990 و در سال 1991 برای کاربران مکینتاش ارائه شد ، البته فروش نسخه مکینتاش در همان ابتدای عرضه به مدت 3 سال (1994) متوقف شد.

در حال حاضر نیز ، Microsoft Project با رایانه های Mac سازگار نیست ، اما راه حل هایی برای استفاده از این نرم افزار محبوب برای کاربران مکینتاش وجود دارد.

انواع نسخه های MSP

در بین نرم افزار های مدیریت پروژه ، هر یک از نرم افزار های MSP و Primavera دارای 2 نسخه می باشند.

یکی از نسخ نرم افزار MSP ، نسخه استاندارد و دیگری نسخه حرفه ای است؛ البته خروجی هر دو نسخه فایل‌هایی با پسوند MPP است.

1- Microsoft Office Project Standard

این نسخه از نرم افزار ام اس پروجکت، برای پروژه ها و کاربرد های شخصی مناسب است.

2- Microsoft Office Project Professional

این نسخه از نرم افزار ام اس پی ، تمامی قابلیت های نسخه استاندارد را دارا است و در عین حال می تواند با Microsoft Project Server و همچنین Web Access Project ادغام شود.

بنابراین اگر قصد دارید، مدیریت و کنترل پروژه های خود را به صورت انفرادی و شخصی انجام دهید، نسخه استاندارد ام اس پی برایتان کفایت خواهد کرد.

ولی اگر برای مدیریت پروژه، گروهی متشکل از چندین نفر وجود دارد و بایستی اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارید، بایستی از نسخه حرفه ای ام اس پی استفاده نمایید.

قابلیت های MSP چیست ؟

نمای شبکه‌ای : نمایی از پروژه است که برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ ها با یک فهرست کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نمای صفحه : یک نمای تصویری از صفحه نمایش که به مدیریت روند کار کمک می‌کند.
نمای جدول زمانی : گانت چارت برای زمان‌بندی فعالیت ها بر روی جدول زمانی پروژه استفاده می‌شود.
ارتباطات و همکاری : تیم ها می توانند روی پروژه ها با هم کار کنند.
همکاری مشترک : سهامداران و اعضای تیم با هم همکاری می کنند تا لیست کارها و برنامه ها را ویرایش و به روزرسانی کنند.
گزارش گیری : گزارش هایی از پیش ساخته شده که می توانند پیشرفت ، منابع ، برنامه ها و اوراق بهادار را مورد ارزیابی قرار دهند.
نقشه راه : برنامه ها و نمونه کارهای پروژه را پیگیری کنید.
جدول زمان بندی : زمان های پروژه و خارج پروژه را برای حقوق و دستمزد و فاکتور جمع آوری کنید.
مدیریت منابع : با درخواست و واگذاری کارها ، منابع را مدیریت کنید.

علت محبوبیت برنامه MSP چیست؟

یکی از علل محبوبیت نرم افزار MSP ، آسانی در استفاده از MSP و ویندوز است.

از دیگر دلایل استفاده گسترده این نرم افزار ، قابلیت ادغام و شباهت رابط کاربری با سایر نرم افزار های مایکروسافت آفیس می باشد.

این موارد، تنها برخی از مزایا نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه MSP است و آن را از سایر نرم افزار های این حوزه متمایز می کند.

مزایا

یکی از بزرگترین نکات مثبت MSP ، تولید کننده آن یعنی مایکروسافت است ؛ بنابراین MSP با سایر محصولات این شرکت ، مانند Office 365 ، Skype و SharePoint قابل ادغام است.
رابط کاربری MSP تا حد زیادی با سایر محصولات آفیس مشابه است و همین امر باعث سهولت در یادگیری و استفاده از آن می شود.
قدمت بالای MSP باعث توسعه یافتگی هر چه بیشتر این نرم افزار در حال حاضر شده است.
ابزار مدیریت مالی MSP به مدیران پروژه در تخمین بودجه کمک می کند.
نمونه هایی در MSP وجود دارد که باعث صرفه جویی در وقت کاربران تازه کار می شود.
دیگر مزیت نرم افزار MSP ، آموزش های فراوان این نرم افزار در سطح اینترنت می باشد

معایب

اگرچه یادگیری و استفاده از این نرم افزار ساده به نظر می رسد ؛ ولی مسلط شدن بر این نرم افزار پروسه ای زمان بر است و باعث طولانی شدن زمان پروژه می شود.
همانطور که در بخش های قبل اشاره شد ، خروجی نرم افزار MSP فایل هایی با پسوند mpp است و این قبیل فایل ها فقط در نرم افزار MSP قابل مشاهده اند و اگر ms project در سیستم مقصد موجود نباشد ، امکان مشاهده فایل ها سلب می شود.

بررسی سوالات متداول در مورد MSP

سوال : کاربرد نرم افزار MSP چیست؟

پاسخ : نرم افزار MSP (ام اس پروجکت)، در مدیریت و کنترل پروژه ها، اعم از صنعتی ، ساختمانی و حتی فردی کاربرد دارد.

سوال : نرم افزار MSP، تنها برای ویندوز ارائه می شود؟

پاسخ : بله؛ نرم افزار MSP تنها برای ویندوز ارائه می شود و اگر از سایر سیستم عامل ها استفاده می کنید، می توانید از نسخه آنلاین MSP، در پروژه های خود استفاده نمایید.

سوال : حداقل نسخه ویندوز مورد نیاز برای نرم افزار MSP 2019 چیست؟

پاسخ : حداقل ویندوز مورد نیاز برای نصب هر دو نسخه نرم افزار MSP 2019 (استاندارد و حرفه ای)، ویندوز 10 می باشد.

سوال : نرم افزار ام اس پی چیست؟

پاسخ : نرم افزار ام اس پی (ام اس پراجکت) یکی از محبوب ترین نرم افزار های مدیریت پروژه است.

چرا کنترل پروژه اهمیت دارد؟ هدف آن چیست؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه فرایندی است در جهت برنامه ریزی و حفظ مسیر پروژه، برای دستیابی به تعادلی اقتصادی و موجه، بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت، در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود، در انجام این مهم کمک می‌گیرد. در واقع کنترل اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده هدف پروژه است، به‌طوری‌که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت‌ها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند. کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می‌گیرد:

– تعیین وضعیت واقعی پروژه

– مقایسه وضعیت واقعی با برنامه

– در نظر گرفت اقدام اصلاحی